Rechnung nach GebüH schreiben: Pflichtangaben im Überblick

Eine nachvollziehbare Rechnung erleichtert Rückfragen und die Zuordnung einer Zahlung. Für Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker für Psychotherapie ist dabei wichtig, Honorarvereinbarung, Leistungsnachweis und steuerliche Anforderungen auseinanderzuhalten. Die folgende Übersicht dient als allgemeine Orientierung. Welche Angaben im Einzelfall rechtlich erforderlich sind, hängt unter anderem von der Leistung und der steuerlichen Einordnung Ihrer Praxis ab.

Was das GebüH leistet

Das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker, kurz GebüH, ist keine gesetzlich verbindliche Gebührenordnung. Der Fachverband Deutscher Heilpraktiker beschreibt es als Berechnungshilfe. Vereinbaren Sie das Honorar verständlich vor der Behandlung. Ein Verweis auf das GebüH allein erklärt noch nicht, welche Vergütung tatsächlich vereinbart wurde. Klären Sie auch, wie Sie mit Leistungen umgehen, die sich nicht unmittelbar einer Position zuordnen lassen.

Eine Rechnung nach GebüH bedeutet keine Zusage einer Erstattung. Versicherungsbedingungen und mögliche Erstattungsgrenzen richten sich nach dem jeweiligen Vertrag der behandelten Person. Machen Sie diesen Unterschied bereits im Erstkontakt deutlich. Ob ein Kostenträger Unterlagen benötigt, sollte vorab geklärt werden, ohne unnötige vertrauliche Informationen auf jede Rechnung zu übernehmen.

Diese Angaben gehören in Ihre Prüfliste

Verwenden Sie eine einheitliche Vorlage, deren Felder Sie vor dem Versand kontrollieren. Die folgende Liste verbindet organisatorisch sinnvolle Angaben mit Informationen, die abhängig vom anwendbaren Rechnungsrecht erforderlich sein können. Sie ist keine abschließende Darstellung sämtlicher steuerlicher Sonderfälle.

• Name und Anschrift Ihrer Praxis sowie der Klientin oder des Klienten.
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende, eindeutig vergebene Rechnungsnummer.
• Behandlungsdatum beziehungsweise einzeln zuordenbare Behandlungstermine.
• Nachvollziehbare Leistungen mit passenden GebüH-Ziffern.
• Beträge der einzelnen Positionen und der gesamte Rechnungsbetrag.
• Gegebenenfalls ein Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG, wenn diese zutrifft.

Abhängig von Ihrer steuerlichen Situation können weitere Angaben notwendig sein, etwa Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Prüfen Sie auch die Anforderungen an Rechnungen für Leistungen außerhalb einer Behandlung. Eine Vorlage für sämtliche Angebote ungeprüft zu übernehmen, kann zu unpassenden Hinweisen führen. Halten Sie fest, wer die Vorlage fachlich geprüft hat und wann eine erneute Prüfung sinnvoll wird.

Leistungen verständlich und sparsam beschreiben

Leistungsdatum, Bezeichnung und zugehörige Ziffer sollten zusammenpassen. Rechnen Sie nur tatsächlich erbrachte Leistungen ab und vermeiden Sie unklare Sammelpositionen. Einzelheiten aus Sitzungsnotizen gehören nicht routinemäßig in die Rechnung. Wenn eine abweichende Zuordnung notwendig erscheint, sollten Sie diese vor der Verwendung fachlich prüfen lassen. Dokumentieren Sie die zugrunde liegende Honorarabsprache getrennt und auffindbar.

Umsatzsteuer nicht pauschal behandeln

Die Befreiung nach § 4 Nr. 14 UStG gilt bei erfüllten Voraussetzungen für entsprechende Behandlungsleistungen. Sie folgt nicht automatisch aus jeder Tätigkeit einer Praxis. Beratung oder andere Angebote können steuerlich anders einzuordnen sein. Übernehmen Sie deshalb keinen Befreiungssatz allein deshalb, weil eine Software ihn anbietet. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung, bitte im Zweifel Steuerberatung fragen.

Erstellung, Kontrolle und Korrekturen organisieren

Vereto ist eine Praxissoftware für Heil- und Beratungsberufe und umfasst Rechnungen nach GebüH sowie Unternehmerrechnung. Solche Funktionen können Teil Ihres Rechnungsablaufs sein. Die Auswahl passender Leistungen, die Honorarvereinbarung und die steuerliche Einordnung bleiben Fragen, die Sie für Ihre Praxis klären müssen.

Prüfen Sie vor dem Versand Empfänger, Termine, Nummer und Gesamtbetrag. Ergänzen Sie Zahlungsinformationen verständlich. Legen Sie außerdem fest, wie Rückfragen zur Rechnung entgegengenommen werden und wie Sie die Identität der anfragenden Person angemessen prüfen. Bereits versandte Rechnungen sollten bei Fehlern nachvollziehbar korrigiert werden; klären Sie das konkrete Verfahren mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung. Eine kurze Abschlusskontrolle ist meist übersichtlicher als mehrere nachträgliche Rückfragen zu derselben Rechnung.